רוצים שהעובדים לא יעזבו אתכם? תתחילו להשקיע בתהליך הקליטה

בעוד מרבית הארגונים משקיעים במיתוג מעסיק וסממנים חיצוניים, רובם מזניחים את הרושם הראשוני האמיתי והמשמעותי יותר, שנצרב בתהליך הקליטה לעבודה

כל מי שעוסק בשיווק דיגיטלי יודע מהו Bounce Rate: יחס המרה המודד את אחוז האנשים שמגיעים לאתר, מאמר או דף נחיתה ונוטשים אותו מבלי שהשלימו לעיין בו במלואו. מניתוח תדירות ועיתוי הנטישה ניתן ללמוד אם התוכן מצליח למשוך את קהל היעד הנכון, אם הוא עומד בציפיות הגולשים, באיזה שלב בקריאה הם מאבדים עניין ומה בחוויית הגלישה גורמת להם לנטוש את הספינה לאלתר.

גל ההתפטרות הגדול שעובר על עולם העבודה כמו מניף דגל אדום שקורא למנהיגים ארגוניים לנתח את ה- Bounce Rate של מועמדים ועובדים ולבחון לא רק את הנטישה הכללית אלא את עיתויי הנטישה לאורך כל מסע הגיוס והקליטה.

אחת הסיבות לנטישה המרובה בעת הזאת קשורה לרושם הראשוני של עובד חדש על הארגון. ארגונים משקיעים במיתוג מעסיק, תנאי העסקה אטרקטיביים, מקררים שקופים מלאים בכל טוב הארץ, שולחנות ביליארד ועוד כדי לייצר רושם ראשוני חיובי. אך בעוד מרבית הארגונים משקיעים הון על הרושם הראשוני החיצוני, רובם מזניחים את הרושם הראשוני הפנימי, האמיתי והמשמעותי יותר, שנצרב בשלב ה-onboarding - תהליך הקליטה לעבודה.

קליטה לקויה כמחוללת נטישה

תהליך ה-onboarding בה עובד חדש נקלט לארגון, נחשב לתהליך סוציאליזציה לכל דבר ועניין והוא כולל את כלל הפעולות הרלוונטיות הנדרשות על מנת לסייע לעובד להשתלב היטב בעבודה ולמלא את תפקידו על הצד הטוב ביותר. כשהתהליך לא מבוצע כראוי, הדרך לנטישת העובד קצרה ומהירה. לראיה, במחקר בקרב 9000 מחפשי עבודה, 36% השיבו כי יתפטרו בתוך חודש מתחילת העבודה, במקרה של תהליך onboarding לקוי.

להבדיל, תהליך קליטה מתוכנן היטב עושה טוב לעובד ולארגון: הוא מונע מעובד להרגיש אבוד ובודד, מאפשר לו ללמוד את תפקידו כראוי, להבין את תרבות הארגון והנפשות הפועלות ובשעת הצורך - לדעת אל מי יכול לפנות לעזרה. במבחן התוצאה, הוא מגביר את שיעור שימור העובדים בארגון, מגדיל פי שניים את סיכוי העובד לחוש מוטיבציה להצטיין בעבודתו ופי 2.3 את הסיכוי לחוש שעבודתם טובה יותר ממה שציפו ואפילו מגדיל ביצועים ב-70%.

חוסר מודעות לסביבה, למשמעויות ולזמן

אז למה בכל זאת רק 12% מהארגונים משקיעים בתהליך onboarding ראוי? בחינת הטעויות השכיחות הבאות מצביעות על חוסר מודעות בסיסית, בעיקר בממדים של תפיסת העובד, סביבת העבודה, המשמעות והזמן.

1. מחליפים onboarding ב-orientation : מדובר בשני מושגים ששייכים לאותו עולם תוכן אך רחוקים שנות אור זה מזה ואינם ניתנים להחלפה ביניהם. שלב ה- orientation הוא תהליך התמצאות הנמשך ימים בודדים הכולל פעולות בירוקרטיות כמו קבלת תג עובד וציוד משרדי, היכרות עם סביבת העבודה, פינת הקפה והיכרות ראשונה עם ההון האנושי המיידי. להבדיל, שלב ה onboarding כולל את מרכיבים עמוקים יותר, כמו למידה, הכשרה, תיאום ציפיות והצבת יעדים, והיכרות מעמיקה עם התרבות הארגונית. תהליך זה חובק בתוכו עקומת למידה שנמשכת בממוצע של 9-12 חודשים כטווח מינימום להשתלבות נורמטיבית במקום העבודה. החלפה בין המושגים תוך כפיית לוח זמנים קצר על תהליך מתמשך, משולה לזריקת תינוק למים קרים בטרם למד לשחות: היא משתקת אותו, מחבלת בשלומותו ומגדילה את סיכויי נטישתו תוך פרק זמן קצר.

2. אי התאמה למציאות פוסט-קורונה: משבר הקורונה והמעבר לעבודה מרחוק שינתה את חוקי המשחק בכל הקשור לתהליכי הקליטה לעבודה. הממשק עם אנשים בפינת הקפה או בארוחת הצהריים הוחלפה בקוביות זום שמפרידות ביניהן קילומטרים רבים. חוץ מהלוגיסטיקה הכרוכה בקבלת מחשב חברה וההרשאות דיגיטליות שיאפשרו לעבוד מרחוק, גם ההתמצאות במרחב, ההיכרות עם אנשים והבנת התפקיד דורשים התאמות כתנאי להשתלבות בעבודה ויצירת תחושת שייכות.

3. תזמון לקוי: תזמון תהליך הקליטה יכריע את מידת הצלחתו. אם תשקיעו בתהליך גיוס ותנאי העסקה אטרקטיביים אך תיעלמו לעובד אחרי חתימת החוזה או לחלופין תדחו את קליטתו בחודש – ייווצר דיסוננס בנוגע לרושם ראשוני שהתקבל ואתם עלולים לאבד אותו עוד לפני שהתחיל.

4. הצפת מידע: הדרך הקלה והמהירה לגרום לעובד חדש להתחרט ולחפש את פתח המילוט היא להעמיס עליו כמות לא מידתית של מסרים, בכתב ובעל-פה – קל וחומר בעידן העבודה מרחוק שגם כך יוצרת עומס קוגניטיבי מעצם העבודה מול מסכים. הצפה במידע מחוללת הצפה רגשית, תחושת כאוס וחוסר ודאות ולעולם תהיה בבחינת 'תפסת מרובה לא תפסת'.

5. היעדר ניהול, מדידה והערכה: קליטת עובד שאינה מנוהלת בתהליך מובנה ומדיד סופו להיכשל כישלון חרוץ ללא הזדמנות לעקומת למידה וצמיחה.

כך נכון לקלוט עובדים ב-2022:

היום יותר מתמיד, כשהעבודה מרחוק הפכה לעניין שבשגרה וארגונים לא רוצים למצוא עצמם בפתחו של גל התפטרות גדול נוסף, יש להשקיע זמן, משאבים ומחשבה לתהליכי onboarding חכמים המותאמים לעת הזו. ההמלצות הבאות יעזרו לכם לצאת לדרך:

1. צרו תוכנית קליטה איתנה: תוכנית קליטה אמורה להתנהל כשלד קבוע עם פעולות וחומרים קבועים מצד אחד, תוך השארת מידה של גמישות לצרכי העובד והתפקיד מצד שני. למותר לציין כי על התוכנית להתאים למודל עבודה מרחוק – הן מבחינת הפלטפורמות והחומרים והן מבחינת תחושת השייכות לארגון שיש לבסס כבר בשלב הרשון.

2. נצלו את המומנטום עם pre-boarding: קלטתם עובדת? פרגנו לה מיד וללא עיכובים ב"ברוכה הבאה", במילים אישיות, במשלוח שי הצטרפות קטן וכן בביצוע פעולות מוקדמות שניתן לעשות כבר עכשיו, כמו מילוי הניירת הרלוונטית (לא יותר מדי!), דאגה לעזרים הטכנולוגיים הנדרשים כדי לעבוד מרחוק, כהכנה טובה לקראת היום הראשון בעבודה. בשלב זה אפשר וכדאי להכיר לה את חבריה לעבודה כדי שתוכל לזהותם כשתתחיל לעבוד בפועל אם תעשו את זה בצורה מהנה ומסבירת פנים, העובדת החדשה תרגיש מחוברות לארגון ותחכה בהתרגשות לתחילת עבודתה.

3. שנו את מוטת האחריות: אם בעבר האחריות לקליטה מוצלחת הונחה על כתפיו הצרות של העובד, היום ברור מעל לכל ספק שמידת ההצלחה של תהליך הקליטה תלויה במידה רבה בעד כמה הארגון והמנהלים מעורבים בו ומשפיעים עליו לטובה. אחריות זאת כוללת הכשרה ראויה של העובד, ליווי וחניכה, בדיקת דופק תקופתית על ידי שיחות באינטרוולים קבועים, קיום משוב הדדי, הקשבה פעילה ודאגה לשלומותו.

4. מידתיות והדרגתיות: אם היו מנסים לבנות את רומא ביום, סביר שכל האימפריה הרומית היתה מתמוטטת בסוף יום העבודה. כך גם בקליטת עובד. רק כעבור כשנה עובד יתחיל להרגיש נוח בתפקידו. תנו לו את המשימות בהדרגה, זכרו שהוא בתקופת למידה וחניכה מתמשכת והיו סבלניים.

5. מישהו לרוץ איתו: חוץ ממחלקת משאבי אנוש ומהמנהל הישיר, רצוי להקצות לכל עובד חדש 'Buddy' - עמית לעבודה עימו יוכל להתייעץ. ציוות ה-buddy לא ייעשה באופן רנדומלי אלא מתוך תבונה ורגישות לצרכיו והעדפותיו של העובד כפי שעלה בתהליך הקבלה לעבודה.

6. מדידה והערכה: היעזרו בטכנולוגיה כדי לבנות לעצמכם כלי מדידה והערכה של תהליך הקליטה, בצעו משובים תכופים ושדרגו את הכלים לפי צורך.

---

ד"ר רוית אורן היא ראש המחקר (COR) של Keepy.ai. מומחית למנהיגות ארגונית, עם התמחות ייחודית בקשר שבין מנהיגות ארגונית, ניהול טאלנטים וניהול ביצועים. ב-23 השנים האחרונות מילאה שורה של תפקידי מפתח בכירים בתחום ההון האנושי בחברות תעשייתיות גדולות. ד"ר אורן מרצה אקדמית מבוקשת בתוכניות לתארים מתקדמים בטכניון ובאוניברסיטת בר אילן, ומרצה בכנסים מקצועיים ובארגונים בישראל ובעולם. מאמריה רואים אור בעיתונות הכלכלית ובכתבי עת מדעיים בארץ ובחו"ל. המאמר פורסם בדה מרקר.