מצליחים לנהל שיחת טלפון במקביל לשליחת מייל ופינוי מדיח? יש לכך מחירים

הנחת היסוד היא שאם עובדת או עובד מסוגלים לבצע כמה משימות בו־זמנית, הם יספיקו עבודה רבה יותר - וגם יחסכו לארגון כסף רב ■ ואולם מחקרים מראים שמולטיטסקינג היא יכולת שיש למעט מאוד אנשים - והיא לא פעם עלולה לפגוע בביצוע המשימה וברווחה של העובדים

מולטיטסקינג הוא מונח שמגיע מעולמות המחשב, ולא ממש מאפיין בני אדם

אם תבצעו בדיקה אקראית של 50 מודעות דרושים בכל מנוע חיפוש עבודה, תגלו שמולטיטסקינג הוא דרישת סף שכיחה לכמעט כל סוג משרה, משל היה חלומם הרטוב של כל מעסיקה ומעסיק. על פניו, אפשר להבין למה המונח הזה הפך לבאזוורד: עומס המידע וחוסר הוודאות שמאפיינים את עולם עבודה מאז המהפכה הדיגיטלית, דורשים חשיבה יצירתית, הסתגלות מהירה לשינויים, תגובות זריזות למהמורות שבדרך, יעילות מתמדת וביצועים איכותיים יותר תוך כדי תנועה. הלך המחשבה גורס שאם עובדת או עובד מסוגלים לבצע מספר משימות בו זמנית, הם יספיקו עבודה רבה יותר וגם יחסכו לארגון כסף רב וצורך לגייס ידיים עובדות נוספות. מחקר אחד אף מצא לאחרונה קשר בין ריבוי משימות לבין גמישות קוגניטיבית ויצירתיות. לכן אין זה פלא שכל כך הרבה מעסיקים מאמינים שמולטיטאסקרים עושים טוב לארגון, וכי כל המרבה– הרי זה משובח.

מיתוס שנשבר:

אבל האם מולטיטסקינג אכן משיג את כל אלה? מחקרים של השנים האחרונות מצאו שלא כצעקתה. הנטייה הטבעית היא להניח שמולטיטסקינג היא דרך נפלאה להשיג תפוקות רבות בבת אחת, אולם מחקרים מצאו שמולטיטסקינג דווקא מחבל בפרודוקטיביות כמו גם בשלומות העובדים. למה זה קורה?

1. כי אין דבר כזה: המונח מולטיטסקינג מגיע מתחום מדעי המחשב, ומתאר איך מחשב עם מעבד אחד מבצע ריבוי משימות בו-זמנית. אבל בני אדם אינם מחשבים, והיכולת למולטיטסקינג הינה רק אצל 2% מהאוכלוסיה. בשונה ממחשבים, המוח האנושי לא בנוי לביצוע פעולות מקבילות הדורשות ריכוז. גם כשנדמה לנו שאנחנו עוסקים במולטיטסקינג או אפילו מתגאים ביכולת לנהל שיחת טלפון תוך מעבר על מייל ופינוי מדיח, בפועל אנו עוסקים בפעולות בודדות בסמיכות זו לזו, או מחליפים את המיקוד שלנו מפעולה אחת לשנייה.

2. כי זה מסיח את הדעת. החלפה סמוכה בין משימות דומה לג'אגלינג: מצד אחד צריך להחליף ידיים וכדורים במהירות, ומצד שני- כל תזוזה קלה או חוסר ריכוז עלולה להפיל את הכדורים. כך גם במולטיטסקינג: ההחלפות התכופות בין משימה למשימה מאלצות אותנו לפצל את הקשב והריכוז שלנו, וגם כשעברנו לפעולה הבאה, שארית מתשומת הלב שלנו עדיין 'תקועה' במשימה הקודמת. התוצאה – מוסחות גבוהה עם מחירים לצדה.

3. כי המחירים הביצועיים כבדים: על-פי דייב קרנשאו, מומחה לניהול זמן ומחבר הספר The Myth of Multitasking: How "Doing It All" Gets Nothing Done, ההחלפות התכופות בין משימות באות עם 'מחירי החלפה' כבדים, בהם פגיעה בפונקציות הניהוליות של המוח, ירידה בקצב העבודה, אבדן זמן, ופגיעה ביעילות. אם לא די בכך, מחקרים מצאו שמולטיטסקינג עלול לייצר ירידת ביצועים שנאמדת בעד 40%, כמו גם ירידה של עד 15% במנת המשכל.

4. כי זה פוגע ב-wellbeing של העובדים: חסמים מנטליים, לחץ, מתח, שחיקה – מצבים ששימשו קטליזטור לגל ההתפטרות הגדול האחרון – הם חלק מהמחירים הכבדים של המולטיטסקינג על ההון האנושי, הפוגעים בשלומם וברווחתם.

אז מה עושים?

רבות דובר על גל ההתפטרות הגדול והקשר בין שלומות של ההון האנושי לביצועים ורווחים. המתאם בין המלחמה על שורת הרווח לבין המלחמה על הטאלנט משקפת עד כמה חשוב לפתח תרבות ארגונית המאפשרת לעובדים להתמקד, להתמסר, ולייצר מתוך מינימום לחצים ומקסימום שמחה. אין הדבר אומר שנצליח - אי פעם לוותר על הצורך בריבוי המשימות, אולם נוכל לנהל אותן בצורה יותר מידתית ובריאה. דוגמה אישית של מנהלים יכולה להאיץ התנהלות בריאה שכזאת בתוך המחלקה או היחידה, בעזרת חלק מההמלצות הבאות:

• אמצו מצב זרימה (Flow State): מושג שתבע הפסיכולוג ההונגרי מיהאי צ'יקסנטמיהאיי המתאר מצב בו האדם מרוכז באופן מלא וללא הסחות בפעולה אותה הוא מבצע. מצב זה, שמאפיין בעיקר אנשי רוח ואמנים אבל במידה רבה גם רופאים מנתחים, מכונה גם being in the zone, והוא משפיע באופן ישיר ולטובה על ביצועים, מוטיבציה ושביעות רצון. כדי להשיג אותו יש להתנתק מפעולות והסחות דעת כמו סמארטפון, מיילים ושיחות, לשבת בסביבה שקטה, ולהתמסר אך ורק לפעולה הנדרשת.

• נסו את כלל ה-20 דקות: במקום לקפוץ מפעולה לפעולה בצורה לא מתוכננת, נסו להקדיש את תשומת לבכם לפעילות אחת למשך 20 דקות, ורק לאחר מכן להחליף לפעילות הבאה. לא בטוח שזה יתאים לכל סוג עבודה, אך זה יכניס סדר ושיטתיות במשימות שלכם וימנע אימפולסיביות ומוסחות.

• הכינו אשכולות של משימות: כדי לא להתפתות לעבור מדבר לדבר, הכניסו את כל הפעילויות שלכם אל תוך אשכולות המורכבות מפעולות דומות, והכניסו אותם לתוך לוחות הזמנים שלכם. כך למשל – אם קשה לכם להתאפק מלבדוק את הפיד שלך בפייסבוק, באינסטגרם, בטוויטר ובלינקדאין, רכזו את כלל המשימות הללו תחת אשכול 'רשתות חברתיות', וקבעו ביומן זמן מוגדר להציץ בהם. זה נשמע אולי מעט מאולץ, אך כך תוכלו להיגמל מהסחות ולהתמקד במשימה שעל הפרק.

• שלבו אוטומטי עם קוגניטיבי: אם אתם ממש חייבים לבצע שתי פעולות בבת אחת, הקפידו לשלב בין פעולה אחת הדורשת חשיבה יחד עם פעולה אוטומטית שאינה מצריכה חשיבה, למשל: ניהול שיחת טלפון תוך כדי פינוי המדיח.

---

ד"ר רוית אורן היא ראש המחקר (COR) של Keepy.ai. מומחית למנהיגות ארגונית, עם התמחות ייחודית בקשר שבין מנהיגות ארגונית, ניהול טאלנטים וניהול ביצועים. ב-23 השנים האחרונות מילאה שורה של תפקידי מפתח בכירים בתחום ההון האנושי בחברות תעשייתיות גדולות. ד"ר אורן מרצה אקדמית מבוקשת בתוכניות לתארים מתקדמים בטכניון ובאוניברסיטת בר אילן, ומרצה בכנסים מקצועיים ובארגונים בישראל ובעולם. מאמריה רואים אור בעיתונות הכלכלית ובכתבי עת מדעיים בארץ ובחו"ל. המאמר פורסם בדה מרקר.